• 管理会社入居者を橋渡し。なくてはならない共用部の掲示板。
• 文書の作成・印刷・貼り替えなど、掲示板の管理は意外と面倒......
• アナログの貼り紙や回覧板はもう古い？ デジタル化の動きアリ。
• インターホンが回覧板に！個別配信もできる「e-掲示板」で負担軽減。

管理会社と入居者を橋渡し。なくてはならない共用部の掲示板。

理事会・総会の運営サポート、建物の維持管理やマネジメント、それらにまつわる折衝業務などなど、マンションのフロント業務は多岐にわたります。

そのうちのひとつが、マンション入居者様への連絡業務。

エレベーター点検のお知らせや、入室を伴う設備点検の日時調整、共用施設の故障による緊急連絡など、雑多な連絡事が日々発生します。

ただ、こうした連絡をフロント担当者が一軒一軒回って周知するのはあまりにも時間がかかり、現実的ではありません。

そこでなくてはならないのが、共用部の掲示板です。

上記のような連絡事項の他にも、ゴミ出しルールの周知だったり、町内会の告知だったりと、入居者のみなさんは掲示板を介して大切な生活情報を取得することができます。

このように、マンション共用部の掲示板は、管理会社と入居者を、時には町と入居者を橋渡ししてくれるマンションコミュニティの要となっています。

文書の作成・印刷・貼り替えなど、掲示板の管理は意外と面倒......

マンションになくてはならない共用部の掲示板。この運用や管理もフロント業務の一部となるわけですが、これが意外と手間を要しますよね......。

たとえば、貼り出す文書の作成。すべての入居者様がちゃんと掲示板をチェックしてくれればよいのですが、そううまくはいかないもの。大事な情報にしっかり目を通してもらえるよう、文章の内容やレイアウトなど、読んでもらうための工夫もされているのではないでしょうか。

文書ができたらそれを印刷し、各担当のマンションへ。お一人で複数のマンションを兼任されている場合は、各マンションの掲示板まで出向いて貼り付けに。事務所から遠方のマンションもあると思うので、この更新作業だけでも結構な業務工数になることがうかがい知れます。

また、出欠や賛否の確認など、入居者側から何らかのリアクションをいただきたい場合は回覧板を回すこともあるでしょう。回覧板は回覧板で、回収までに時間がかかったり、集計が面倒だったり......。マンション管理の仕事をこうして改めて見てみると、掲示板や回覧板の運用だけでも結構大変そうですね。

アナログの貼り紙や回覧板はもう古い？デジタル化の動きアリ。

マンション管理業務の負担の重さや難しさはもちろん、その影響によるフロント担当者の人材不足、そして昨今の働き方改革の推進も、業界共通の課題と言われています。

こうした風潮や世の中の変化もあって、マンション管理にまつわる新たな取り組み、特に「連絡」に関する新しいサービスが生まれ始めています。

たとえば、マンション掲示板のデジタルサイネージ化。大規模マンションのエントランスにデジタル式の掲示板を置くことで、管理会社が準備した情報をインターネット経由で発信することができます。

回覧板をデジタル化したアプリサービスもあるようです。アプリなら文書の作成や印刷、配布などの手間がかからないですし、閲覧履歴なども見える化され、フロント業務の効率化に繋がるだけでなく、入居者側の手間を省く対策にもなります。

しかしながら、こうしたデジタル化・IoT化は、マンション入居者の多くを占めるシニア層にはハードルが高い上、それなりのコストがかかり、実施に至るまでには越えねばならない山が多々あるというのが現実です。

インターホンが回覧板に！個別配信もできる「e-掲示板」で負担軽減。

マンション管理業務の負担を軽減し、フロント業務をもっとスマートにしたい。かといって、入居者様に面倒な手間や多大なコストを強いたくない......。

このどちらの願いも叶えるのが、最新インターホンのオプション機能「遠隔e-掲示板」です。

下の図をご覧ください。

「遠隔e-掲示板」なら、専用のフォーマットや各自で作成した画像メッセージを各戸のインターホンに配信することができます。

インターネットを使うので遠隔地からでも操作でき、ペーパーレスで何度でも配信可能。一斉送信はもちろん、個別送信、自由にグルーピングして送信することも。なので、管理費の滞納やクレームの連絡など、特定の部屋の方にピンポイントにメッセージを送ることもできます。

また、この「遠隔e-掲示板」は、入居者様にとっても大きなメリットがあります。それは、マンションの居室内にあるインターホンでメッセージを読んだり、リアクションしたりできること。ご家族のみなさんと一緒に確認しながら、出欠の選択やアンケートをインターホンを通じてスムーズに回答することができます。操作もアプリのような難しさがなく非常にシンプルなので、デジタル操作が苦手な方でも簡単に返答できます。

こうしたアナログの掲示板ではできない戸別の情報提供や、双方向のコミュニケーションができるところも、この機能のおすすめポイントと言えるでしょう。

さらには共用部の掲示板にペタペタ紙を貼らずに済むので、マンションの美観維持の観点からも入居者様にお勧めすることができます。

この機能、フロント担当者の負担が大きく軽減できるのはもちろんですが、インターホンのオプション機能だけあって利用料金も月額100円（1住戸当り）とリーズナブル（管理会社、マンション側のインターネット回線は別途ご用意していただく必要があります）。フロント業務の効率化をローコストでお考えの方はぜひご検討いただけたらと思います。

以上、今回はインターホンシステム「dearisシリーズ」のオプション機能「遠隔e-掲示板」についてご紹介させていただきました。

もっと詳しく知りたい方は、以下より提案資料「フロント様業務量軽減例のご提案」をぜひダウンロードいただき、お気軽にご相談・お問い合わせください。